把握通知會議時(shí)間的技巧

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不說你感到好奇，連我自己也覺得奇怪：為什么要寫這樣的文章？事情還得從上周六下午的一個(gè)項(xiàng)目辦公會說起。
我們原定下周二舉辦項(xiàng)目思路與技術(shù)方法講座，考慮到部分參與者周二要出差，項(xiàng)目組長提出講座能否提前到周一下午進(jìn)行。為了保證講座效果，當(dāng)然是參與者越多越好，我立即表示同意。我的秘書小李提出異議：如果小偉已經(jīng)通知下去，就又得重新通知，不知變更通知時(shí)間上來不來得及？企業(yè)秘書小安說：他肯定沒有通知！我問：何以見得？小安說：他下班就走了，哪有時(shí)間通知？
沒通知也好，周一下午學(xué)習(xí)，不需要任何準(zhǔn)備，周一上午通知好了。
“那我們以后通知開會都不用積極了?！绷硪晃幻貢√僬f。
不是積極不積極的問題，而是時(shí)間把握要恰到好處。
這時(shí)，我對他們講了有效時(shí)間管理的原則和會議通知時(shí)間的把握方法。這二個(gè)企業(yè)秘書可是企業(yè)的中層和未來培養(yǎng)的重點(diǎn)人物，連他們都不清楚會議通知時(shí)間的把握原則，其他人的時(shí)間觀也就可見一斑了。因故寫下這篇文章。強(qiáng)調(diào)如下：
一、 臨時(shí)會議以最遠(yuǎn)距離參加者能及時(shí)趕到為宜。
二、 學(xué)習(xí)與精神傳達(dá)會議提前半天為宜。下午的會，上午通知；上午的會，前一天下午通知。
三、 需要準(zhǔn)備或討論的會議，提前24小時(shí)通知并同時(shí)下發(fā)會議資料或會議主題，讓參與者有時(shí)間充分準(zhǔn)備。需要在本部位討論收集意見的會議還可以提前通知，以讓下面有時(shí)間準(zhǔn)備為宜。
四、 如果是例會就不必另行通知。
五、 重要的年度會議或需要邀請外部人士參加的會議（如營銷會議、供應(yīng)商聯(lián)誼會、新產(chǎn)品發(fā)布會等），則必須制訂詳細(xì)的會議計(jì)劃，至少提前二到三個(gè)月準(zhǔn)備，提前一個(gè)月通知。
六、 任何會議不要多頭通知，也不要二次通知（更改除外），會議時(shí)間到了，必須參加而未到場人士，可以追加通知。
七、 有局域網(wǎng)的企業(yè)最好使用局域網(wǎng)。盡量少用電話通知，不用紙質(zhì)通知。
八、 加強(qiáng)到會管理，對無故不參加會議者當(dāng)天就給予處罰。否則會議通知的效力就會大折扣。

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