如何做好會(huì)議的時(shí)間管理（一）

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如何做好會(huì)議的時(shí)間管理呢？“高績效會(huì)議”就好比“軍事情報(bào)會(huì)”。覺得兩個(gè)名詞聽起來不搭邊？請(qǐng)耐心看下去。會(huì)議的目的就是要完成某些任務(wù)，當(dāng)自己要完成某項(xiàng)工作時(shí)，你會(huì)擬定工作計(jì)劃?！皶?huì)議”二字顧名思義，就是參與的人員肯定不只一人，因此事前的規(guī)劃愈發(fā)顯得必要。在每個(gè)會(huì)議前草擬一份議程表，即使與會(huì)者只有兩人，最好還是有份議程表。議程表的形式視個(gè)人偏好而定，你可以用羅馬數(shù)字或黑點(diǎn)標(biāo)明，只要順手就行，把要討論的項(xiàng)目一一寫下來。

按照時(shí)間管理的要求，在擬定議程表時(shí)，記著要把較重要的議題擬在上方，依次而下。因?yàn)殡S著會(huì)議的進(jìn)行，與會(huì)者的專注力會(huì)隨著時(shí)間而渙散，開始出現(xiàn)“沒搞頭”癥狀一一“一個(gè)頭兩個(gè)大，不想再搞下去!”所以會(huì)議一開始就要先討論最重要的議題，再依次解決。

做好會(huì)議時(shí)間管理要基本要求，是設(shè)定會(huì)議的起止時(shí)間。與會(huì)者不但應(yīng)知道會(huì)議開始的時(shí)間，好按時(shí)參加會(huì)議，同時(shí)他們也應(yīng)知道會(huì)議預(yù)定何時(shí)結(jié)束，雖然很難百分之百估計(jì)到會(huì)議將在幾分幾秒散會(huì)，但是有總比沒有好。設(shè)定會(huì)議結(jié)束時(shí)間等于是告訴所有與會(huì)者，會(huì)議的時(shí)間是有限的，不能濫用會(huì)議時(shí)間來天南地北閑扯。

事先告知與會(huì)者會(huì)議議程。與會(huì)者大多希望知道會(huì)議中要討論哪些事項(xiàng)，而不喜歡到了會(huì)場才知道討論主題，因此盡可能事前將議程分發(fā)給大家，如果時(shí)間地點(diǎn)上不太方便，可考慮使用電子郵件分發(fā)議程。議程不必給得太早，免得招來一堆意見，要求修改。除此之外，商場形勢瞬息萬變，太早制定的議程，很容易就變得不合時(shí)宜。最好是開會(huì)前一天發(fā)送，甚至?xí)h前數(shù)個(gè)小時(shí)才分發(fā)。

如果你是會(huì)議主席，有責(zé)任保持會(huì)議討論切題進(jìn)行。雖然你希望聽到會(huì)議中每個(gè)與會(huì)者的聲音，但往往總會(huì)有人因?yàn)殡y忍沉默，為發(fā)言而發(fā)言。此時(shí)你應(yīng)堅(jiān)定并有技巧地停止對(duì)方這樣的行為。你可以說：“我們已經(jīng)聽到你的意見了，但是由于今天的時(shí)間有限，我們最好以后再研究，況且，我們還有三個(gè)議題尚待討論?！?/p>

做會(huì)議記錄。就算每個(gè)與會(huì)者都會(huì)自己記筆記，還是要委任一人做會(huì)議記錄。通常會(huì)議記錄者是由主管的助理或是資歷較淺的人員擔(dān)任。會(huì)議記錄不必詳細(xì)到像劇本一樣，只要正確扼要地記下決議內(nèi)容、行動(dòng)項(xiàng)目及待議事項(xiàng)即可。會(huì)議結(jié)束24小時(shí)內(nèi)，將會(huì)議記錄分發(fā)給與會(huì)者，并特別標(biāo)明行動(dòng)項(xiàng)目，以提醒相關(guān)與會(huì)者應(yīng)負(fù)的職責(zé)。

以上是"如何做好會(huì)議的時(shí)間管理（一）"的內(nèi)容，本文的主題是“會(huì)議的目的就是要完成某些任務(wù)，當(dāng)自己要完成某項(xiàng)工作時(shí)，你會(huì)擬定工作計(jì)劃。在擬定議程表時(shí)，記著要把較重要的議題擬在上方，依次而下?！?。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時(shí)間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對(duì)以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對(duì)以下文章也感興趣： 時(shí)間對(duì)我們的作用非常大, 讓你的時(shí)間用在每一分每一秒, 只有學(xué)會(huì)科學(xué)管理才會(huì)提高管理知識(shí), 感謝您對(duì)本站的支持。

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