協(xié)同軟件與ERP的關系與集成分析

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    0 引言

    ERP最初由美國Cartner Group公司在20世紀90年代初提出的，它既是一種先進的管理思想和模式，同時又是一套適應于多種企業(yè)的管理信息系統(tǒng)。當今的ERP系統(tǒng)反映現(xiàn)代企業(yè)合理調配資源，最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。對于相當一部分企業(yè)來說，各種ERP軟件已經(jīng)在普遍的使用。但是，部門之間各自為政，企業(yè)提高效率并沒有如人們所預期那樣得到提高。其中一個重要的原因就足信息沒有共享，信息流通不暢。這樣就使企業(yè)的信息化出現(xiàn)了很多新的問題，例如信息膨脹、信息孤島等。企業(yè)迫切希望能夠將這些分散的信息在同一個平臺上處理，在部門間共享。

    協(xié)同軟件正好可以解決以上的這些問題。協(xié)同軟件是指那些以團隊協(xié)作為目標的溝通協(xié)作軟件。網(wǎng)絡、通信技術的發(fā)展和用戶全球化等新需求的提出，協(xié)同軟件概念也賦予了新的含義?？梢赃@樣認為：協(xié)同辦公、協(xié)同政務、協(xié)同商務等協(xié)同應用，以及工作流管理、項目管理、知識管理、信息門戶等協(xié)同平臺，電子郵件、即時通訊、遠程視頻、流程編輯器等協(xié)同工具，組成了我們現(xiàn)在意義上的協(xié)同軟件。協(xié)同軟件以人力資源管理模塊為中心、通過工作流程來貫通整個系統(tǒng)、其它模塊相互協(xié)作為整體服務。并且，通過門戶的技術，集成信息到個人頁面，使得不同角色獲得個性化的應用。協(xié)同應用提供了一種“整體應用”的方案，它關注的是全面的調控，更有利于對企業(yè)的各種資源進行充分整合，讓這些被分隔開來的資源重新處于統(tǒng)一管理和調配下，使企業(yè)從獲得“局部優(yōu)化”到獲得“整體優(yōu)化”。

    目前，實現(xiàn)多種產品的整合或集成、賦予產品更強的功能是ERP技術發(fā)展的一個重要方向。在歐美，ERP的管理范圍有繼續(xù)擴大的趨勢，兼容并蓄企業(yè)本身的所有經(jīng)營業(yè)務、企業(yè)的辦公業(yè)務、企業(yè)之間的協(xié)同商務業(yè)務等。這樣，協(xié)同也被融入ERP系統(tǒng)中，將企業(yè)管理人員在辦公室中完成的全部業(yè)務都納入到其管理范圍內，實現(xiàn)對企業(yè)的大部分工作及相關內外部環(huán)境的全面管理。據(jù)悉，這種“ERP+協(xié)同”的整合方式引起了包括微軟、IBM、SAP等許多國際軟件巨頭CIO的關注，并積極推進。而且，ERP與協(xié)同的集成，將帶來1+1>2的理想效果，推動企業(yè)信息化，提高企業(yè)效率、管理水平和競爭力，最大化地提高企業(yè)對市場的快速響應能力，最終以實現(xiàn)供應鏈管理為目標，使企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。所以，ERP與協(xié)同的關系與集成問題是一個值得我們去研究和探索的課題。

    1 協(xié)同軟件與ERP的關系

    1．1 協(xié)同軟件與ERP的區(qū)別

    1．1．1 管理的理念和目標不同

    眾所周知，ERP的側重點是計劃，對企業(yè)資源進行計劃與統(tǒng)計、分析，而協(xié)同軟件所強調的是“輔助多人多組織共同完成一件事務”。因此，從管理理念上來說，ERP是提高企業(yè)內部資源的計劃和控制能力，協(xié)同軟件最終給用戶帶來的是協(xié)同管理工作模式和工作方法。更具體地講．ERP著眼于企業(yè)的銷售、采購、生產、庫存、財務等過程及資源控制與計劃，協(xié)同軟件則著眼于協(xié)同工作、公文處理、知識管理、行政辦公等。

    更主要的是，它們的目標也不同?？梢哉f，ERP系統(tǒng)更著重于企業(yè)的具體業(yè)務過程運作，而協(xié)同軟件更著重于企業(yè)的管理過程。前者是通過優(yōu)化業(yè)務過程的效率來提島生產效率、提高資金使用效率、加強對人、財、物的管理，后者則是通過優(yōu)化管理過程來提高企業(yè)的日常辦公與決策效率、提高企業(yè)反應速度、決策能力、加強管理過程的規(guī)范性。

    1．1．2 管理的模式和方法不同

    ERP的工作流是固定的、隱性的，協(xié)同軟件的工作流是柔性的、顯性的。ERP是比較強調流程化，在整個ERP運行過程中人要服從于流程，不管是總經(jīng)理、CEO還是什么人都要根據(jù)ERP的規(guī)定流程來走，所以它從管理的角度體現(xiàn)的是一種剛性管理模式；而協(xié)同軟件是從人出發(fā)，所以更加強調柔性管理，強調全員工作效率如何發(fā)揮，人與人之間如何完成協(xié)作，如何加強協(xié)同管理的柔性。所以，從這個意義來說，一個剛性管理和一個柔性管理，這也是ERP和協(xié)同軟件最明顯的區(qū)別。

    協(xié)同軟件其中一個重要的特點之一就是強大的工作流定制功能，并且能提供一個較靈活的圖形化定制工具。相比之下，ERP系統(tǒng)的工作流更多實現(xiàn)的是業(yè)務上的邏輯數(shù)據(jù)流，它并不著重于行政結構上的審批。

    1．1．3 管理的對象和內容不同

    一個企業(yè)里面主要管理3個要素：人、財、物。ERP是從財務軟件和物流管理MRP(物料需求計劃)發(fā)展過來的，ERP管理的核心足所謂的資金流和物流，比如人、財、物咀面，財、物是ERP管理的核心，在ERP管理的人是被物化的人，每個人有成本，如何派工，人力資源夠不夠，每個核算成本應該如何，所以還是在物和財這個角度來看。協(xié)同軟件更多的是注重人的管理，它首先關注人，強調以人為中心的管理，通過不同個體“人”即時溝通，實現(xiàn)組織內部及組織之問的協(xié)同。可見，ERP側重財、物，協(xié)同軟件更加側重的是人。從這個角度來看可發(fā)現(xiàn)ERP和協(xié)岡軟件有很大的區(qū)別。

    而且，與企業(yè)級的內部資源計劃ERP相比，協(xié)同軟件更多的足關注事務／業(yè)務處理，提煉出有用的管理“信息——知識”。也就是說，如果ERP是企業(yè)級的全面管理應用，協(xié)同軟件就是ERP的最前端，它的作用延伸到了ERP以前力所不能及的范圍。除此之外，ERP管理的基礎，往往是結構化數(shù)據(jù)，如基于關系型數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)等，向協(xié)同軟件除了可以管理結構化數(shù)據(jù)，還能對文本、網(wǎng)頁、影音、圖像等非結構化數(shù)據(jù)做到有效管理。

    1．1．4 系統(tǒng)的設計理念和實現(xiàn)價值不同

    大部分協(xié)同軟件業(yè)務流程相對比較靈活，流程化，而ERP主要業(yè)務流程則相對同定、自動化。ERP系統(tǒng)是一個“事務處理”系統(tǒng)，強調準確記錄企業(yè)中人、財、物各項資源的軌跡，無縫集成企業(yè)生產、庫存、財務等管理模塊。提高企業(yè)的“自動化”能力，從而極大地降低人力需求及差錯，提高效率。而協(xié)同軟件實現(xiàn)辦公流程的自動化，這牽涉到流轉過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)辦公流程的自動化，就叮以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

    1．2 協(xié)同軟件與ERP的聯(lián)系

    1．2．1 功能上的交叉

    協(xié)同軟件和ERP是企業(yè)信息化里面、是按兩個不同的思路形成的系統(tǒng)。表l對兩者的功能做了簡單比較。

表1 ERP與協(xié)同軟件功能比較

    從上表可以發(fā)現(xiàn)協(xié)同軟件中大部分功能類似于ERP系統(tǒng)，實際上，協(xié)同軟件的功能全部在ERP系統(tǒng)的基礎上發(fā)展而來。這兩者實際使用中，往往會稍有交叉。例如，ERP軟件中的財務管理，主要實現(xiàn)的功能是以記賬憑證的方式對利潤、資產負債等財務數(shù)據(jù)，進行預算、記錄與統(tǒng)計分析，而協(xié)同軟件中財務管理實現(xiàn)的功能是財務費用的申請、審批、報銷等流程，它們在最初思想、應用功能方面有很大的差異，ERP和協(xié)同軟件可以同時應用，在同一企業(yè)內可以各司其職，但它們有趨于融合的趨判。

    1．2．2 信息方面的交融

    完全實施一個協(xié)同軟件，就是實施ERP系統(tǒng)的功能加上協(xié)同軟件中的知識管理、流程引擎、項目管理等功能，然后通過信息門戶，將內部和外部相對分散的資源組成一個統(tǒng)一的整體，使得用戶能通過統(tǒng)一的渠道和個性化的設置來訪問所需的信息及進行協(xié)同工作。我們從信息元素住應用系統(tǒng)的分布角度來分析兩者的信息交觸，如表2所示：

表2 信息元素在應用系統(tǒng)中的分布