辦公自動化研究所管理OA系統(tǒng)的特點

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　辦公自動化簡稱OA（Office Automation），它的發(fā)展大致經(jīng)歷了三個階段，第一階段的主要標志是辦公過程中普遍使用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理、表格處理、文件排版輸出和進行人事財務等信息的管理等等；第二階段的主要標志是辦公過程中網(wǎng)絡技術的普遍使用，第三階段的主要標志是辦公過程中以數(shù)據(jù)、信息所提煉和組織的知識為主要處理內(nèi)容的辦公自動化系統(tǒng)。在新的時期，基于多年辦公自動化建設經(jīng)驗和互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，人們對辦公自動化的認識越來越清楚，從網(wǎng)絡性質(zhì)看，辦公自動化定位于內(nèi)部網(wǎng)（Intranet），從辦公性質(zhì)看，辦公自動化定位于數(shù)字化辦公，從信息建設的角度看，辦公自動化應是重慶研究所管理OA系統(tǒng)建設的基礎。
　　辦公自動化建設的本質(zhì)是以提高決策效能為目的。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以極大地優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織機構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎上，增強協(xié)同辦公的能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。
　　目前，我國辦公自動化的發(fā)展方向是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務都在網(wǎng)絡環(huán)境實現(xiàn)。從技術發(fā)展的角度看，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，安全技術的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習慣的角度來看，全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先是數(shù)字辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)利和利益的重新分配；另外員工原有的工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內(nèi)改變尚需時日。盡管如此，全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公是我國辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。
　　
　　第一節(jié)實行辦公自動化的必要性
　　研究院內(nèi)聯(lián)網(wǎng)(Intranet)經(jīng)過近幾年的建設,已建成以千兆以太網(wǎng)絡為主干、以交換技術為基礎的網(wǎng)絡框架，網(wǎng)絡應用結(jié)構(gòu)為Client/Server、Browser/Server，為研究院的科學研究及科研管理提供了重要的工具。網(wǎng)絡的升級改造和網(wǎng)絡設施日臻完善帶動了對研究所管理OA系統(tǒng)的需求，OA的發(fā)展總是和網(wǎng)絡基礎設施的建設相輔相成的，已有的網(wǎng)絡環(huán)境功能在不斷增強，“路”越來越好，而最實用的“車”非OA莫屬。
　　為了充分利用全院眾多的網(wǎng)絡資源（各科室的www發(fā)布、檔案室的成果報告、圖件歸檔、信息室的情報和文獻等）及300多臺微機，促進全院信息資源共享，提高信息傳遞、信息管理的效率，有必要在我院建立一個統(tǒng)一的信息處理格式，實現(xiàn)文檔管理、文件批復和公有信息電子化，使職工利用瀏覽器即可方便地查看所需報告、文件、情報信息等。同時將研究院的各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)集成到統(tǒng)一的應用平臺上，實現(xiàn)方便的訪問。
　　隨著企業(yè)重慶研究所管理OA系統(tǒng)、電子化水平的不斷提高，單位領導越發(fā)地感受到上研究所管理OA系統(tǒng)的必要性。
　　
　　第二節(jié)研究院辦公自動化（OA）系統(tǒng)
　　辦公自動化(Office Automation)采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集和處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)。同時，一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標志之一。
　　
　　一、實現(xiàn)目標
　　隨著知識經(jīng)濟的到來，如何加快企業(yè)內(nèi)部信息的交流，改進企業(yè)業(yè)務流程和管理模式，提高辦事效率，降低成本，將是擺在企業(yè)領導者面前的重要課題。而借助辦公自動化（OA）軟件將有效快捷的幫助企業(yè)完成管理水平的大幅提升。
　　辦公自動化研究所管理OA系統(tǒng)，完成企業(yè)內(nèi)部的各項管理和日常事務的處理，以及信息的共享和傳遞，基本實現(xiàn)無紙化辦公，降低日常辦公的成本，提高工作效率，加速內(nèi)部信息的溝通，實現(xiàn)內(nèi)部管理系統(tǒng)的數(shù)字化，使企業(yè)的管理運作體系走在時代的前列。
　　辦公即是管理，是為了更高效地給辦公者提供一切必要的信息和手段。而辦公自動化軟件就是實現(xiàn)這目的的手段，是辦公管理的概念。它為人們在辦公管理的過程中提供溝通、協(xié)調(diào)、控制的輔助手段，使單位能夠良好、高效、低成本運行，內(nèi)部各員工之間靈活地相互交流，方便地協(xié)同工作，以及領導對各項工作實行有效的監(jiān)督和控制。
　　同時，通過辦公系統(tǒng)，將有利于管理規(guī)范化和服務全面化。管理規(guī)范化包括業(yè)務規(guī)范化和信息規(guī)范化。通過溝通、協(xié)調(diào)、控制，將在管理上優(yōu)化辦公過程、優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)，即幫助實現(xiàn)管理的規(guī)范化。通過業(yè)務規(guī)范化，將幫助改造和完善現(xiàn)在正渴望吸取科學管理思想的辦公管理業(yè)務及其流程；通過信息規(guī)范化，將提出更多、更新的信息需求，并幫助歸納信息、減少信息的重復和不一致。通過加強交流，將為科室內(nèi)部和外部提供更多的服務。
　　
　　二、系統(tǒng)特點

　　1、提高員工的工作效率
　　●自動管理文檔的更新版本
　　●隨時隨地與科室成員交流
　　●共享聯(lián)系人和日程安排

　　2、節(jié)約開支
　　●廋客戶端，低維護成本
　　●完全基于瀏覽器，簡單易用，節(jié)約培訓費用
　　●減少昂貴的會議、電話和交通開支

　　3、強大的工作流，提升辦公效率
　　●基于JAVA的流程繪制器
　　●工作流生成器，簡單易用，功能強大，適用性強
　　●設計思想獨特，領先于其他同類產(chǎn)品
　　●路由選擇、流程跳轉(zhuǎn)、重定位、委托功能

　　4、保護機密數(shù)據(jù)
　　●機密數(shù)據(jù)集中保護，集中備份
　　●多層的安全控制機制確保只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問系統(tǒng)資源
　　●詳細的系統(tǒng)安全日志和程序日志，詳細的記錄了所有訪問系統(tǒng)的用戶
　　●IP地址屏蔽、非工作日拒絕訪問、非工作時間拒絕訪問、最大登陸失敗次數(shù)等安全選項
　　●密碼加密傳輸、限制登陸失敗次數(shù)、設定密碼最短長度
　　●如果用戶在預定的時間內(nèi)未做任何操作，自動注銷用戶；直接輸入無權(quán)訪問的URL，自動注銷該用戶