杭州OA實(shí)務(wù)：如何處理手工開立采購單

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

最近，我接到一個(gè)客戶的投訴，說他們根據(jù)銷售定單導(dǎo)出來的采購單上，缺少采購單。這是怎么回事情呢?

原來，我這家客戶的產(chǎn)品全部都是出口。所以，他們需要根據(jù)銷售的產(chǎn)品，根據(jù)銷售定單找到采購單，然后，把采購的東西進(jìn)行商檢。只有商檢通過，才能進(jìn)行報(bào)關(guān)等的后續(xù)動作。所以，根據(jù)他們的需求，通過自定義報(bào)表，我們給他們設(shè)計(jì)了一份報(bào)表，就是根據(jù)銷售定單找出對應(yīng)的采購單。當(dāng)然，前提是他們在銷售定單生成采購計(jì)劃時(shí)，不同的銷售定單之間不進(jìn)行合并。這些功能都可以通過系統(tǒng)配置來實(shí)現(xiàn)。

問題是，現(xiàn)在遇到一個(gè)難題，為什么采購定單會缺失呢?根據(jù)我的一番了解，原來采購部門存在手工下單的情況。

如現(xiàn)在某張銷售定單中可能數(shù)量比較多，在生成采購單的時(shí)候，某個(gè)零件的采購數(shù)量有一萬件。采購部門可能擔(dān)心一個(gè)供應(yīng)商來不及生產(chǎn)或者出于平衡供應(yīng)商等目的，所以，在下采購單的時(shí)候，分開下。根據(jù)采購計(jì)劃生成的采購單上的數(shù)量為一萬件，采購員把這個(gè)數(shù)量改為了五千件。這個(gè)操作沒什么問題。接下去，采購員又手工開了一張采購單，采購單的數(shù)量為五千件。這個(gè)操作就有問題了。因?yàn)楝F(xiàn)在采購員是手工開立采購單的，所以，手工開立的采購單沒有跟銷售定單之間的關(guān)聯(lián)。故，在根據(jù)銷售定單導(dǎo)出采購定單的時(shí)候，就沒有這些手工開立的采購定單明細(xì)。就是因?yàn)檫@個(gè)原因，導(dǎo)致了采購定單的缺失現(xiàn)象。

根據(jù)我的調(diào)查及以前的工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)還存在一些情況，可能采購員會手工的下采購單。

如物料計(jì)劃員在維護(hù)采購計(jì)劃的時(shí)候，可能認(rèn)為這個(gè)零件有庫存，不需要采購。然后就在維護(hù)采購計(jì)劃的時(shí)候，把該采購計(jì)劃指定結(jié)束了。如此，在根據(jù)采購計(jì)劃下采購單的時(shí)候，就沒有這張采購單了。但是，后來物料計(jì)劃人員發(fā)現(xiàn)，該零件還是需要采購，庫存零件可能不符合要求。故就通知采購員開采購單。這種情況下，采購人員就手工開采購單。如此，采購單因?yàn)闆]有前置單據(jù)，所以，就跟前面的需求來源失去了聯(lián)系。

再如，有一次，我一個(gè)客戶，他們按采購計(jì)劃下采購單，物料也送過來了。但是，物料送到后，發(fā)現(xiàn)該物料有質(zhì)量問題，檢驗(yàn)不合格。怎么辦呢?只好退回給供應(yīng)商。然后，向其他供應(yīng)商采購。所以，采購員又手工的開立采購單。這導(dǎo)致該采購單又沒有前置的來源單據(jù)。故，就失去了采購計(jì)劃等的聯(lián)系，這對以后報(bào)表的生成及成本計(jì)算等會產(chǎn)生一定的影響。

那采購單手工開立會有哪些危害呢?

一是可能會影響某些報(bào)表。就如上面我這家客戶，他們可能出與報(bào)關(guān)等的需要，需要有一份報(bào)表，能夠?qū)С鲣N售定單對應(yīng)的所有采購單。如此的話，他們?nèi)?bào)關(guān)的時(shí)候，就不需要一張張的去尋找采購定單，這對于他們來說，是非常有幫助的，可以提高工作效率。但是，若我們現(xiàn)在手工開立采購單的話，生成這張報(bào)表時(shí)，難免采購單會有所缺失。若是手工開的采購單，就不能在這張報(bào)表中出現(xiàn)。這給他們檢驗(yàn)員的工作，帶來比較大的麻煩。

二是可能會影響成本的統(tǒng)計(jì)。我有不少的客戶，他們是接單生產(chǎn)為主。所以，他們在統(tǒng)計(jì)材料成本的時(shí)候，比較喜歡根據(jù)銷售定單來統(tǒng)計(jì)材料采購成本。因?yàn)榻訂紊a(chǎn)的企業(yè)，材料都是按銷售定單來采購，而且，采購成本在他們生成成本中，占了大頭。故，只要材料成本統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確了，那生產(chǎn)成本也就準(zhǔn)確了一大半。此時(shí)，他們就需要采購定單跟銷售定單之間存在一定的關(guān)聯(lián)。如此的話，就可以通過銷售定單方便的找到對應(yīng)的采購定單。這對于他們進(jìn)行材料成本的統(tǒng)計(jì)，明顯提供了非常便利的工具。

三是若手工開立采購單，后續(xù)出現(xiàn)問題，進(jìn)行查詢的時(shí)候，會比較麻煩。若現(xiàn)在要進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，審計(jì)員可能要追蹤某些采購定單到底用于生產(chǎn)哪些銷售定單。若采購定單跟采購計(jì)劃、銷售定單等關(guān)聯(lián)的話，則在杭州OA系統(tǒng)中，就很容易查詢出對應(yīng)的銷售定單，就知道該采購單用于哪些銷售定單了。但是，若手工單進(jìn)行手工開的話，就找不到這層關(guān)系了。那時(shí)，采購員不得不查詢大量的單據(jù)，像大海撈針一樣，去尋找采購定單與銷售定單的關(guān)系，為非常的費(fèi)事。其實(shí)，在很多時(shí)候，采購員或者其他計(jì)劃人員，都需要查找采購計(jì)劃來源。如生產(chǎn)管理人員需要查詢，我現(xiàn)在的生產(chǎn)定單的料是否已經(jīng)到齊，到齊的話，他們可以安排生產(chǎn);沒到齊的話，他們要進(jìn)行追蹤，實(shí)在沒辦法的時(shí)候，他們還不得不調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃。而此時(shí)，若采購定單沒有跟采購計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行關(guān)聯(lián)的話，這也會非常的麻煩，很難進(jìn)行生產(chǎn)缺料的追蹤。其實(shí)，在杭州OA系統(tǒng)中，提供了一張生產(chǎn)計(jì)劃缺料表，若采購定單、生產(chǎn)計(jì)劃、采購計(jì)劃、入庫單彼此之間存在關(guān)聯(lián)的話，通過這張報(bào)表，可以非常容易的查詢出，某個(gè)生產(chǎn)計(jì)劃，已經(jīng)到了哪些料，還有哪些料沒有到。但是，此時(shí)手工開采購單的話，就割斷了采購定單、生產(chǎn)計(jì)劃、采購計(jì)劃、入庫單彼此之間的聯(lián)系，這張報(bào)表就無用武之地了。

其實(shí)，要解決解決手工開立采購定單的問題，也不是很難。下面，我結(jié)合我現(xiàn)在使用的杭州OA系統(tǒng)，來談?wù)劸唧w的解決方法。

在杭州OA系統(tǒng)中，采購定單、生產(chǎn)計(jì)劃、采購計(jì)劃、入庫單及銷售定單之間存在內(nèi)在的邏輯關(guān)系。因?yàn)樵谂芪锪闲枨笥?jì)劃的時(shí)候，系統(tǒng)先根據(jù)銷售定單生成生產(chǎn)計(jì)劃;然后根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃生成采購計(jì)劃與生產(chǎn)定單;然后，再根據(jù)采購計(jì)劃生成采購單;最后，再根據(jù)采購單生成物料收貨單。如此的話，銷售定單、生產(chǎn)計(jì)劃、采購計(jì)劃、采購單、物料收貨單就連成了一條線。從任何一個(gè)環(huán)節(jié)，如生產(chǎn)定單，向前查可以查詢到采購計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、銷售定單;向后查可以查詢到物料收貨單等等。這些關(guān)聯(lián)查詢，無疑給我們的工作帶了很多方便。而現(xiàn)在手工開立采購單，無非是打斷了這層關(guān)聯(lián)關(guān)系。那我們在手工開立采購單的時(shí)候，就要手工的指定這個(gè)關(guān)聯(lián)關(guān)系。

解決方法一：

若現(xiàn)在物料計(jì)劃員，在采購計(jì)劃維護(hù)的時(shí)候，把某個(gè)采購計(jì)劃錯(cuò)誤的指定結(jié)束。后來又需要進(jìn)行采購的話，怎么辦呢?一般來說，采購員最好不要直接開立采購單。而是物料計(jì)劃員先在采購計(jì)劃管理窗口，把原先的指定結(jié)束的采購計(jì)劃重新打開，然后根據(jù)這個(gè)采購計(jì)劃重新生成一遍。因?yàn)橐呀?jīng)有采購單的采購計(jì)劃，不會重新生成采購單。所以，最后生成的，就是以前被錯(cuò)誤指定為結(jié)束、沒有生成采購單的采購計(jì)劃。如此做的話，就可以在新的采購單與采購計(jì)劃之間重新產(chǎn)生聯(lián)系。當(dāng)然，這就是要增加物料計(jì)劃員的工作量。不過，我覺得這上值得的，至少以后采購員及其他用戶的工作會變得輕松許多。

解決方法二：

若在不得已，確實(shí)需要手工開立采購單的時(shí)候，那就要手工指定關(guān)聯(lián)關(guān)系了。如現(xiàn)在采購員因?yàn)槟稠?xiàng)物料采購量過多，需要在不同的供應(yīng)商之間分?jǐn)偛少彅?shù)量的時(shí)候，那就先修改原先生成的那張采購單。然后在手工的開立采購單。不過在開立采購單的時(shí)候，要手工的關(guān)聯(lián)采購計(jì)劃。當(dāng)然，這個(gè)關(guān)聯(lián)的動作一定要選擇正確的采購計(jì)劃，否則的話，就容易出錯(cuò)。所以，若采取這個(gè)方法的話，為了保證操作的準(zhǔn)確性，這對采購計(jì)劃的編號就有一定的技術(shù)要求了。如采購計(jì)劃的編寫原則，可以根據(jù)銷售定單號-生產(chǎn)計(jì)劃號-流水號編寫。如此，在采購單上關(guān)聯(lián)采購計(jì)劃的時(shí)候，一看編碼就知道，該采購計(jì)劃號是用于哪張銷售定單、哪個(gè)生產(chǎn)計(jì)劃。如此的話，采購員在選擇的時(shí)候，就不容易出錯(cuò)。

最后，有時(shí)候采購員工可能沒有這么自覺，在手工開采購單的時(shí)候，不會去關(guān)聯(lián)采購計(jì)劃。所以，我們在系統(tǒng)中，還是需要設(shè)置一個(gè)控制，迫使采購員一定要去關(guān)聯(lián)采購單。我們可以在采購單單據(jù)性質(zhì)中設(shè)置，若該采購單沒有前置來源，即采購計(jì)劃字段是空的話，則不允許審核。如此的話，就可以迫使采購員，一定要去關(guān)聯(lián)采購計(jì)劃。如此，采購員即使是無意，又或者是有意，系統(tǒng)都會提示用戶，要關(guān)聯(lián)采購計(jì)劃。這樣，就保證了每張采購單都跟采購計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃等產(chǎn)生了關(guān)聯(lián)。那么，采購單手工開立的問題，就不再存在了。

不過，話說回來，手工開立采購單的時(shí)候，還是存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。即當(dāng)采購單員選擇采購計(jì)劃的時(shí)候，若選擇錯(cuò)誤的話，則這個(gè)對應(yīng)管理錯(cuò)了，那后續(xù)的查詢、成本統(tǒng)計(jì)等等，也會產(chǎn)生錯(cuò)誤。所以，能夠不手工開采購單的，就要避免手工開單。也就是說，能夠用第一種方法解決的，最好用第一種方法解決。第二種方法是不得已而為止的。希望用戶在具體選擇解決方法時(shí)，還是要謹(jǐn)慎。