項目管理：團隊溝通交流計劃

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不管你是否喜歡，溝通是任何一個項目之中最重要的成分。絕大多數(shù)項目的成功，不管是由一個專門的項目團隊還是一個跨部門的團隊來運作，都取決于至關重要的溝通技能和技巧。很有趣的是，所有我所采訪過的IT項目和開發(fā)經(jīng)理都認同：溝通和人際之間的互動可以成就或是毀掉一個項目。

我們有時會忘記項目溝通指的是在項目工作中激發(fā)動力，領導，委派工作并向所有的股權持有人進行匯報時所做出的特定的行為和技巧。一旦項目開工之后，項目經(jīng)理就需要建立三個溝通渠道（見圖A）。管理并改善這些溝通渠道可以顯著地提高你成功的幾率。

成功交流的關鍵是保證信息流向正確的方向

溝通影響著工作的績效，因此，如果你想有一個高績效的團隊來做這個項目，你就需要確立有效的溝通來確保你能得到好的結果。缺少了良好的溝通渠道，項目則很可能會失敗。成功的項目經(jīng)理都典型地具有良好的溝通技巧，這里包括能夠有效地給出工作內(nèi)容，傾聽反饋并采取行動，在團隊成員之間培養(yǎng)融洽的氣氛。

加強項目溝通

有效的溝通計劃將會：

●促進團隊的發(fā)展：適當?shù)臏贤ù_實能夠為項目團隊的合作提供基礎并使他們理解工作目標和任務，好的溝通就意味著好的績效。

●應用于整個軟件開發(fā)過程：從確定用戶的要求到產(chǎn)品的實現(xiàn)，恰當?shù)臏贤ㄓ媱澘梢詭椭械捻椖砍鲑Y人了解什么樣的溝通渠道會被用于這個項目之上，工作匯報的人員，頻率和類型以及項目會議的形式。

●輕松地對出資人更新信息：經(jīng)常性的溝通將會使得出資人保持與項目的聯(lián)系。

●實現(xiàn)項目文件的減少：從項目一開始就實行有效的溝通措施，你就可以看到項目文件的減少。

制定計劃來解決關鍵性事務

我的CIO最近讓我估計一下我們的最關鍵的一個電子商務項目是如何發(fā)生問題的。快速評定顯示了導致這個項目失敗的原因來自于糟糕的溝通?？蛻魧τ陧椖抗芾淼姆绞椒浅５牟粷M意，客戶在表達他的不滿時說道，“所有的項目經(jīng)理都要來問我或是直接來找我，其實這個問題早就可以解決?！贝送馑麄冞€抱怨項目狀況匯報的不足和項目不能按照客戶所需要的方式提供應用軟件，他們收到了最初的開工文件和一些電子郵件，但僅僅就是這些，而并沒有后續(xù)跟進會議的開展，客戶沒有任何方式來對工作進展保持跟蹤?？蛻舯г顾麄儙缀鯊臎]見過來自項目工程的人員而一直無法搞清到底發(fā)生了什么。

而項目經(jīng)理則表示問題在于開發(fā)人員沒有能夠恰當?shù)亻_發(fā)出應用軟件，因此使得他不得不去“玩火”。然而，我們的公司失去了一個很有價值的客戶，使得項目團隊的成員很不愉快，并導致了項目的失敗。CIO后來說，“這可不是我想要聽到的，為什么沒有人告訴我這是怎么回事？”一個有效的溝通計劃本可以幫助避免這些問題的出現(xiàn)的。

有效地改善溝通

項目工作的溝通并不總是看起來那么容易，但它卻是一個工作基礎，你可以利用它來建構你的團隊，顯示你的領導能力并提供及時的項目指導。表A中給出的是一些項目/開發(fā)經(jīng)理們可以利用的溝通工具。

通方式

類型/方法

內(nèi)容

電子郵件

項目團隊成員之間的文本文件，音頻視頻文件的溝通

部門間的備忘錄

提供一個正式的論壇來溝通關鍵性的政策和工作程序

即時消息

使團隊成員可以實時地溝通

項目狀況會議