工程實施項目的項目管理常用方法

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1 前言

由于目前國內IT行業(yè)工程實施項目的特點，工程實施項目項目管理工作相對較為困難。如何作好這種工程實施項目，我在實際工作經驗的基礎上和思考這個問題的同時形成了一些自己看法和想法。通過把我的這些看法和想法拿出來跟大家一起探的同時也希望大家能夠給我一點啟示，讓我們把工程實施項目做的更好。

我們的實際工作中很多時候關注的只是項目的進度、成本和質量，在溝通和團隊建設等方面考慮的就少了。其實進度的實現、成本的控制、質量目標的完成與溝通和團隊建設是密切關系著的。同時溝通和團隊建設有利于人才培養(yǎng)、知識積累以及實現公司可持續(xù)發(fā)展的目標。在公司項目管理改進過程中，應該要重視到這些非項目管理主題方面所起到的作用和影響。規(guī)范和制度的實施和執(zhí)行也是需要依靠良好的溝通和團隊氛圍的。另外，目前國內很多項目經理是由技術轉為管理的，由于技術人員的特點他們對溝通和團隊建設、授權管理這幾個方面相對而言關注的較少。

在寫這篇文章的時候，又讓我重新思考和整理了一遍自己的對于工程實施項目項目管理的理解，對于我自己來說也是收獲豐富。

2 日常工作信息的溝通和發(fā)布

2.1    項目組進度信息的溝通和發(fā)布

在進行項目進度信息發(fā)布的時候，很多人習慣是通過郵件、QQ群等方式進行發(fā)布。雖然這種信息的發(fā)布很方便，但是由于沒有直接的溝通和交流，不利于大家對信息的認知，同時對信息的處理和跟蹤也比較困難。

比如在發(fā)布進度延遲信息的時候，有很多可以利用的地方。甚至可以利用這個看似不利的信息給大家一些鼓勵，可以這樣說：公司領導看到大家這段時間工作很辛苦，特向客戶申請進度的推延，給大家一個休息和調整的時間，同時還可以再說一些激勵的話。通過這種對信息的處理可以很好的發(fā)揮信息有利的作用。我們可以根據情景，調整我們的激勵方法。

在信息發(fā)布的時候，需要確保項目組成員對這個信息的了解和理解。有的時候我們通常會理解為一個可以傳十個，沒有必要通知到項目組全部成員。這樣的做法有一個問題就是，長期這樣那些只是通過別人而了解到相關項目信息的員工，會對這個團隊產生不滿的看法、負面的情緒，這是不利于團隊建設的。

進度信息的發(fā)布可以起到一定的激勵作用，充分的利用這些有利的信息，提高員工的工作積極性。

2.2    項目組織調整信息的溝通和發(fā)布

在項目組織結構調整的時候，需要對調整涉及到的相關人員進行溝通，在沒有進行充分的溝通之前就做出相應調整，會對項目的團隊建設帶來傷害。一方面會傷及項目組成員的自尊心，另外一方面會削弱員工對組織的歸屬感，調動不了大家工作的積極性。而且大家很容易產生盲目服從的心理，很難發(fā)揮大家的能動性。

比如需要安排一個員工去做另外一項與目前工作不相關的工作，可以通過這種方式進行溝通：現在我們有個什么任務需要完成，你看你能不能去做這項工作？這個時候需要一定的溝通技巧（在下面的部分會詳細說明）。在問清楚對方的想法和擔憂之后，才可以繼續(xù)說明做這一塊的好處和要求。在這種情況下就會起到良好的溝通效果達到預期的溝通目的，而且這樣也可以很好的調動員工的工作積極性。最后一個需要做的事情，也是經常被忽略的事情，就是事后的跟蹤。跟蹤的目的是了解他對這項工作的興趣以及他對這項工作的一些看法、難處和需要幫助的地方。一方面是跟蹤工作進展，另外一方面給予員工一定的幫助。這樣可以起到很好的激勵作用，其實最終目的是了解進度的同時持續(xù)的調動員工的積極性。當然對不同的人在不同的特定的環(huán)境應該使用不同的方法，細微之處顯管理。

組織結構調整信息的發(fā)布需要通知到各個相關環(huán)節(jié)的人，最好的方式是口頭說明，另外再加上郵件作為正式文檔。

組織結構的調整前要做好充分的溝通，把整個調整過程中不利的因素變?yōu)橛欣囊蛩?。不能以為害怕或者擔心組織調整帶來的不利影響，而阻礙或“快刀斬亂麻”式的進行組織結構的調整。

2.3    加班信息的溝通和發(fā)布

基于目前國內工程實施項目的現狀，很多項目工期都很緊張，因此在很多項目中，特別是在項目關鍵階段，就有了“法定”加班的制度，隨著時間的推延加班就已形成習慣。目前環(huán)境下為了工程進度而加班是需要的，但是要注意在加班方面的一些處理，特別是在信息發(fā)布這一塊。首先要讓大家知道為什么要來加班、加班來做什么、到什么程度就可以下班了等等。在沒有做相關信息發(fā)布的項目組中，作為加班人員是很容易疲憊的，員工們雖然有過來加班，但是卻不知道過來是做什么，什么時候可以下班。像這種沒有目的性的工作大家的積極肯定不高，這樣的加班是很難起到應有的效果，最可怕的是還會影響到白天的工作效率和引起大家的生理和心理疲憊。

加班對于團隊建設、員工工作的積極性是巨大的危害的，由于目前工程實施項目的環(huán)境，我們沒有辦法避免這種危害，但是我們可以降低這種危害帶來的影響。

通過以往的經驗，我們可以有以下處理方式，這些處理方式都是基于溝通的基礎上的。首先：我們需要的對每一位加班的員工進行鼓勵和安撫，比如：在晚上加班的時候，我們可以走到最辛苦的幾個人身邊問候一下，說一些你辛苦了之類的話。雖然看上去很簡單，但可以起到很好的效果。其次：在長期加班的過程中，建議根據任務情況安排加班，盡量安排不需要加班的員工去休息。從實際情況來看，安排不需要加班的員工去加班只能帶來一些負面的效果。同時他們會因為沒有自由而產生不滿的情緒，也會影響白天工作的積極性，因為無論做的快慢、好壞都需要去加班，慢慢的也會影響到工作習慣---能拖就拖。

在項目工期緊張的時候難免會工作安排的不平衡。一方面我們需要調整工作計劃盡量使工作安排的均衡一些。另外一方面，努力促使團隊內部的自動調節(jié)，工作相對輕松的員工主動去為那些任務較繁重的員工分擔一些工作。通過有效的團隊建設是可以達到這種效果。當然團隊建設不是短期行為，需要長期的努力。

2.4    項目重大事件信息的溝通和發(fā)布

重大事件是指項目里程碑等一些對項目有重大影響或者有重要意義的事件。對于這種事件信息的發(fā)布我們需要充分的利用起來，利用這些信息，加強項目團隊的凝聚力，使項目組員工的工作更有目的性。

在項目進行到某個里程碑的時候，我們可以明確告訴大家具體的計劃，同時請大家做好相關準備工作。為了提高項目員工的工作積極性和項目團隊的凝聚力，可以開個相關啟動會，在會議上說明：這段時間大家辛苦了，通過大家的努力終于換來了某個階段的到來，我們一起把這個事情做好。要相信我們的工程師們的素質都是很不錯的，在這種氣氛的渲染下我們可以很好的帶動大家的工作積極性。而且大家也明確知道這段時間應該要圍這個階段的到來而開展工作。

2.5    信息的溝通和發(fā)布總結

總之信息的發(fā)布應該盡量使用口頭方式，要讓每一個人都知道有這個信息，要充分利用這些信息的有利作用進激勵。同時也要注意跟蹤大家對信息的理解和反應。另外要注意信息發(fā)布的方式，郵件的發(fā)送很多時候只能起到一個備份和正式文檔的作用。在大家還沒有及時查收郵件習慣的時候，通過郵件的方式來發(fā)布信息是有很多不足。

任何信息都有有利的一方面，我們要充分利用信息的有用部分有效的激勵大家。