OA辦公軟件系統(tǒng)的運用對企業(yè)的發(fā)展意味著什么？

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針對OA辦公軟件系統(tǒng)的建設、運行（使用）、維護，首先需要我們把它放在一個較高的高度，充分運用管理者的思維來達成某種嚴謹?shù)囊?guī)范和可操作的共識。

這些共識包括，搞清楚OA的使用對企業(yè)文化建設層面的意義；在此基礎上，實事求是的斟酌當前OA在運行和維護過程中凸顯出來的問題，商榷解決辦法；以及怎樣全面的通過科學設定OA主頁和模塊、規(guī)范OA各模塊內容上傳更新的審批權限、重視日常維護工作的統(tǒng)一和連續(xù)性——從而提升OA自身的規(guī)范。

以下是我們關于OA系統(tǒng)建設和維護的一些思路，供大家參考！

1、OA系統(tǒng)價值定位和功能定位

OA系統(tǒng)的運用對企業(yè)的發(fā)展意味著什么？

OA，作為公司的辦公管理系統(tǒng)（或軟件）的引進和運行及作用的發(fā)揮應體現(xiàn)和符合三種需要；第一、是不是符合企業(yè)當前發(fā)展的需要，第二是不是符合企業(yè)文化建設的需要，第三、是不是符合企業(yè)內部管理的需要。前者是后兩者的目的，后兩者是前者的支撐。

當前OA在運轉和使用的過程中，作為系統(tǒng)或者平臺，所彰顯出來的職能和作用是否已經(jīng)體現(xiàn)出公司企業(yè)文化的需要，如企業(yè)精神、價值理念、行為準則、企業(yè)制度、文化環(huán)境、企業(yè)產(chǎn)品等是否全面、統(tǒng)一地展現(xiàn)出來了呢，是不是為企業(yè)內部管理的高效帶來了更快、更高、更強的便捷服務呢？

其實，沒有任何兩家公司的OA是完全一樣的，其本質原因是任何一個公司的文化都是獨特的，在這樣的背景下，我們公司的OA有沒有集中展現(xiàn)、還需要展現(xiàn)出哪些、什麼樣的XX文化特色？這些無疑都需要通過OA的建設形成特色的系統(tǒng)、特色的流程、嚴謹?shù)倪\作和服務來實現(xiàn)。因此，如若OA的建設定位在這個層面,才能變得更深、更廣、更有意義。

關于OA辦公自動化為企業(yè)管理提供高效服務： OA的運行不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現(xiàn)群體信息的交流，實現(xiàn)信息快捷交換和高集成度的工作協(xié)同。通過模塊功能的定制可以實現(xiàn)將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計等功能與具體業(yè)務密切關聯(lián)，高管只須點擊按鈕就可以得到想要的結果，從而極大、極快地方便了公司的管理和決策。

如若OA的運轉實現(xiàn)了以上兩點，可以肯定基本適應了公司當前發(fā)展的需要——沿著這樣的思路，我們來具體地實事求是的斟酌當前OA在運行（使用）和維護過程中凸顯出來的問題，商榷解決辦法。

2、關于當前OA運行凸顯出來的問題及對策分析

（1）OA運行現(xiàn)狀中存在的問題

經(jīng)過對市場的溝通了解，關于OA運行不暢，我們搜集了一些凸顯出來的問題，現(xiàn)簡要列舉如下：

1、OA主體主頁整體布局不清晰，模塊多而混亂，沒有反應出企業(yè)文化特色；

2、OA很多模塊內容更新不及時，沒有做到日新月異、起不到倡導和學習的作用；

3、通知公告等的發(fā)布沒有審批流程，存在較大風險，因此各模塊內容的上傳、更新和維護流程需要明確；

4、作為個人使用的OA，控制面板的部分內容應予以屏蔽；

5、關于OA，系統(tǒng)管理員有哪些權限，各模塊的維護者有什么的樣的權限，使用者有哪些權限需要界定；

6、賬號的使用有效性沒有及時梳理，有的已經(jīng)離職的人賬號還存在；

7、OA的使用沒有系統(tǒng)管理員手冊，也沒有用戶系統(tǒng)使用管理規(guī)定和簡明使用手冊，新員工入職培訓也沒有相關內容；

8、各模塊內容的格式不穩(wěn)定，發(fā)出去的內容，對方在閱讀時可能會出現(xiàn)一些亂碼、格式混亂等影響閱讀的視覺效果；

9、OA理應成為一個企業(yè)文化宣傳的平臺，理應成為大家參與公司內部管理的陣地，目前除非必要的工作需求之外，大家沒有參與進來問題永遠無法窮盡，以上列舉的可能是一些微不足道的問題點，從現(xiàn)象到本質，我們大致可以歸類為三個方面的問題：①、OA的整體布局謀篇是否有特色、有美觀、有序，反應出公司特性；②、OA各模塊內容的上傳和更新的審批權限是否明確而井然有序；③、OA各模塊內容的日常維護和更新是否起到倡導及學習的作用。

（2）問題根源分析及建議對策

第一個問題是有關企業(yè)文化導向的根本性問題，第二個問題是技術層面的問題，第三個問題是OA日常運行所衍生的管理要求所在。

第一個問題從企業(yè)文化所含的“物質文化、行為文化、制度文化、精神文化”四個層面來講，OA系統(tǒng)本身應屬于物質文化，所承載和反應的應是我們的行為文化、制度文化和精神文化。物質文化的特性在于我們需要統(tǒng)一的底蘊，需要固化、承載和反應一些企業(yè)特質。打個比方，像阿里巴巴的工作服，所有人從馬云到普通員工，上班必須按規(guī)定著工作裝，這個工作服是物質文化，穿工作服是行為文化，所反應的就是阿里的制度、所承載的就是阿里人的精神。關于我公司OA的設計、運作和維護同樣如此。

那么表現(xiàn)OA物質文化屬性的重中之重就是OA主頁主體的布局謀篇，建議應兼顧到以下三方面：

①、OA主頁主體所呈現(xiàn)的底蘊是否大氣、是否和公司沉淀相統(tǒng)一。就我們公司簡單點講，公司高層的宣揚既所謂的企業(yè)向導、是否能指導員工學習和提高等完全顯現(xiàn)，并在此過程中體現(xiàn)了統(tǒng)一、高效、便捷、有序、美觀。具體的講OA系統(tǒng)的格局和公司整體發(fā)展的格局是否相統(tǒng)一、模塊是否包含了公司的企業(yè)精神、價值理念、行為準則、企業(yè)制度、企業(yè)產(chǎn)品，后臺控制甚至細致到底色是否和我們的文化環(huán)境相統(tǒng)一等等這些問題需要和公司領導以及軟件供應商作進一步的探討。

②、OA主頁主體所承載的模塊是否精益求精、是否固化對大家有吸引力；為什么提出精益求精、固化和有吸引力？模塊是不是越多越好，個人OA的控制是不是越自由越好，恰恰相反，從以往經(jīng)驗來講，適合和必要的引導很有必要。從以往所見過的和使用過的oa辦公軟件， OA主頁的模塊都是精益求精而且固化的，通常包含以下模塊：“電子郵件、公告通知、待辦工作、會議管理、規(guī)章制度、新聞（中心）、在線學習、企業(yè)論壇”。當然具體模塊的確定需要高層領導的最終敲定；固化，就是強勢宣傳，表明這些東西是第一類信息，或者是最基本，每個員工每天都必須學習的信息，而且“固化” 作為物質文化的必要性是顯而易見的，肯德基為什么這么受歡迎，因為不管在地球的任何地方，我們所感受到的她的產(chǎn)品、她的環(huán)境、她的氛圍、她的風格永遠是一樣的。因此，讓我們形成了一種視覺依賴，所以很多人喜歡她。關于以上這一點，目前我們依靠自己是可以做到的。

③OA主頁的內容要及時更新，具有導向和學習的作用，這一點將在后面詳述。

OA主頁各模塊的內容必須及時更新，像管理文摘管理論壇、新聞中心等模塊必須由人專門負責維護和更新，通知公告的發(fā)布需要一個審批流程，就相當于我們的用車申請一樣，這樣避免出錯，安全性會更高一些。

第二個問題：OA各模塊的使用流程和審批權限是否明確而井然有序。要做到這一點，要把握關鍵的三個方面：

①、從OA的系統(tǒng)安全角度考慮，這里安全包含兩個：一個是OA系統(tǒng)里信息的安全性，一個是OA系統(tǒng)本身的責權利分配與管理。統(tǒng)一起來歸口由專門的部門專人來管理，在問題響應解決上，在資源分配的公平性上都會比之現(xiàn)在有一個較大的提升空間。

②、從OA系統(tǒng)的規(guī)范和推廣角度考慮，急需要出臺兩個指導性的東西：一個是OA辦公軟件系統(tǒng)管理員手冊，一個是OA辦公系統(tǒng)使用管理規(guī)定及簡明使用手冊。組織編寫后，應組織評審，通過后組織輪流培訓，導入使用。

③、從OA系統(tǒng)使用的審批權限考慮，理論上講，除了內部郵件以外（因為內部郵件，如果發(fā)錯了，可以在對方未有閱讀之前進行修改或者刪除），OA任何一個模塊內容的導入、更新、發(fā)布范圍的界定到最后公布于眾都需要一個審批流程，OA信息的發(fā)布和更新等內容應統(tǒng)一歸口，專責固定的部門/人員負責管理，申請流程可以借鑒用車申請的審批流程，做到?jīng)]有經(jīng)過審批的文件是發(fā)布不出去的，至于具體審批到哪一級，須依據(jù)當前OA系統(tǒng)信息類別進行分類處理。

第三個問題：OA各模塊內容的日常維護和更新是否起到倡導及學習的作用。

以上強調新聞中心、管理論壇、管理文摘需要由專門的部門和人員來來兼職維護以外，還需要大家的積極參與，所預備上傳的內容也應走一個審批流程。只有所有中心都積極參與了，我們的OA才能變成一個自由、活躍和智慧的平臺。必要的時候可以由人力資源部出臺一個號召大家積極參與的倡議或者此類模塊的管理規(guī)定，上傳到此三個模塊并置頂。

如此一來，我們的OA建設、運行、維護應有一個較大的提升空間，我們在此方面的工作應可以更加細致和成熟

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