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如何保證組織記憶的實施能夠順利進行呢？在“知識之輪”中我們看到有文化、管理和技術三個方面，而事實上很多企業(yè)在實施過程中最終出現(xiàn)了半途而廢，費力不討好的情況出現(xiàn)，究其原因有哪些？我們怎樣去防范呢？
首先，打破舊文化，建立新制度，以利于知識的共享與擴散。
中國傳統(tǒng)管理上常有“教會徒弟，餓死師傅”的情況發(fā)生，在這種顧慮下，企業(yè)里的能人，專家很難將個人的隱性知識貢獻出來。而企業(yè)老板也擔心把企業(yè)里的各種知識公開后，會被員工在跳槽時帶走，造成企業(yè)知識的流失。因此他們給共享和訪問信息加上了一層一層的審批，最終使得系統(tǒng)沒有人用。
● 激勵知識分享。讓那些提供自身先進經驗的人有回報，用利益來驅動。首先提出公司明確的價值觀，是非標準，主動提供知識的人在公司是好人，會得到重用和提拔。公司可以規(guī)定管理者和專家的主要職責是教課，把自己會的東西教給部下。如果你善于做這件事情，培養(yǎng)的人越多，你將不斷的被提拔，這就能產生良好的示范效果。比如，惠普制定知識大師計劃，鼓勵人們，尤其是聰明的能干的人，把他的知識貢獻出來，如產品知識大師，技術行業(yè)大師等。在每個領域挑選最出色的三個人，讓他們去整理自己思路，把自己為什么做得那么出色的原因總結歸納出來寫成五到十張的幻燈片，把這些分給公司所有人，讓他們學習運用并考核。對那些貢獻知識的人進行包括股票期權、晉升、薪資等方面的激勵
● 監(jiān)管知識外流。比如惠普為避免技術人員帶走發(fā)明，就建立一套標準化的方法?？蒲腥藛T有科研記錄本，所有的科研人員把他的發(fā)明創(chuàng)造想法只能記錄到這個本上，如果不記錄內部審計會查出來。通過審計，通過科研記錄本來保證所有的人必須寫在這兒，離職的時候必須交接，不許缺頁，不許損頁，將來他真的復印一套拿走了，一打官司肯定輸。
● 減輕員工負擔。如果你的員工經常在尋找重要信息方面遇到困難或者總是要付出額外的勞動去編寫同樣的信息，或者系統(tǒng)平臺上就只有一些新聞、通知之類的垃圾信息，那么這只會增加員工負擔，使他們的興趣大為減低。因此，相對于怎樣保存信息，你必須更加關心信息的價值和可靠性。 一家全球公司的研發(fā)部門把所有的白皮書和研究報告放到在線系統(tǒng)上，但是卻很少有人去使用。然后，他們建立了一個幫助大家互相交流的機制——不再只是尋找信息還能找到編寫信息的作者并提出確切的問題。員工們這回就非常積極了，因為系統(tǒng)幫他們在更少的時間內做出了更好的決策。
第二，用“四統(tǒng)一” 不斷完善和強化組織記憶
“四統(tǒng)一”就是指統(tǒng)一流程，統(tǒng)一方法，統(tǒng)一工具，統(tǒng)一標準。通過這“四個統(tǒng)一”，很多隱形知識就會被提煉成顯性知識，并逐漸得到強化，任何個人的離職和跳槽都難以使組織患上“健忘癥”。
公司每做一件全新的事情后，都由企業(yè)里這方面的專家建立一套統(tǒng)一的流程或標準，后來者就在前人的流程之上，不斷的去優(yōu)化，不斷的去改進，把這個流程弄得非常的嚴密，沒有任何的漏洞。就像第一次辦展覽會，涉及到的設備是幾十套，涉及到的人是幾千人，那就只能自己摸索。比如提前三個月要干嘛，要選場地，選完場地要看什么，要看配套設備，是否有220V的電源，電源夠不夠支撐十幾套設備用，接下來看要看電源能不能拉到每一個桌子前邊，這些東西，在搞完了活動之后，都變成了檢查清單，然后整理完善后就成了流程標準。那些新進來的人員遇到再開展覽會就按照流程挨個打勾，挨個做就行。所以一個企業(yè)聰明與否，看它做任何事情是否有流程，新員工招聘要有流程，面試要有流程，入職要有流程，離職也要有流程，培訓也要流程。
再就是要統(tǒng)一方法，比如做戰(zhàn)略規(guī)劃，它的方法整個公司上下必須是一樣的，先做什么，后做什么，什么人參加，按照什么樣的思路去做，個人沒有選擇，同樣是規(guī)定動作，不能說你想怎么做就怎么做。第三是統(tǒng)一工具，做任何東西，包括做計劃，做預算，它的表格，它的工具都是統(tǒng)一的，你沒有任何的理由可以改變它，如果你認為這上面有不妥當?shù)牡胤?，你可以給制定工具的人提出建議，但是新的工具沒有發(fā)布之前，無條件的用老的工具。第四、統(tǒng)一標準，衡量標準的尺度必須是統(tǒng)一的，這樣的話你才能分辨出來，什么叫五分，什么叫四分，什么叫三分，做任何一個工作，標準必須是統(tǒng)一的，這樣的話企業(yè)才會有一種公平競爭的一種環(huán)境。
上述“四統(tǒng)一”的工作，本質就是要規(guī)范化流程。目前國內很多企業(yè)已經歷了規(guī)范化流程階段，局部或大部分實現(xiàn)了流程電子化，也有些從優(yōu)秀走向卓越的企業(yè)正向更高的階段發(fā)展，即知識化流程，而知識化流程的真正實現(xiàn)需要借助必要的技術手段。
第三，借助技術手段，實現(xiàn)信息知識化
如果一廂情愿的以為能買到一個現(xiàn)成的系統(tǒng)，或者以為要用最好的技術才行，那都是錯誤的想法。一家公司曾構建了一個勞斯萊斯級的豪華平臺，是真正的技術極品。但是每個人都忙于開發(fā)這個系統(tǒng)卻極少關注怎樣去運營，系統(tǒng)可能遇到什么問題，怎樣去集成整個系統(tǒng)。最后，系統(tǒng)跟不上快速變化的商業(yè)環(huán)境，不能適應個性化的用戶需求，每次升級都變成了一場災難。因此，針對不同的目的需要運用不同的技術系統(tǒng)。
但從知識管理的最終目標來看，應該是要實現(xiàn)“在最合適的時間和場所，將最合適的信息和知識傳送給最合適的人”，有效實現(xiàn)“信息和知識”和特定“角色”以及“場景”的關聯(lián)，進而指導人們做出決策和行動。因此，從IT角度就意味著從傳統(tǒng)的信息化系統(tǒng)建設模式到知識化系統(tǒng)的演變。具體來說，為實現(xiàn)從“信息化”演變到“知識化”的目標，對IT應用提出的第一個要求就是從“系統(tǒng)為主”到“以人為本”的轉變，這是IT應用范式上的重大變化——在IT應用中不再是“人找事”而是“事找人”，也不再是“人找信息和知識”而是“信息和知識找人”。
在這種新的IT應用范式下，將呈現(xiàn)出IT應用的新模式，其核心在于通過一個集成的門戶架構，實現(xiàn)角色（Who）、場景（Where）、管理和業(yè)務流程(How)、數(shù)據(jù)/信息/知識(What)的統(tǒng)一。
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