如何使你的檔案管理更有效率

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檔案資料不但使我們的工作有序，也協(xié)助我們思考。在信息導(dǎo)向的商業(yè)世界里，良好的檔案管理是做好時間管理的利器。

電腦主機(jī)或軟盤上儲存的文件名，最好是與你放在文件柜中的文件名相符，以免造成困擾。例如，在電腦中存了一個叫安德生的檔案，在文件柜中關(guān)于這個專案的文件名最好一樣。檔案命名的方式不僅為了自己方便，也是為了當(dāng)你不在辦公室時，讓你的同事容易取得所需資料。此外，名稱也要有一致性，不要一會兒叫“時間管理”，一會兒又叫“效率提升”。簡單并且具一致性的檔案名稱，容易記，也容易取用。

每天將當(dāng)日需要經(jīng)常使用的檔案放在辦公桌上（機(jī)密文件除外），省得一整天爬上爬下地拿同樣的檔案。

想要使辦公桌更整齊，東西不會擠成一堆，你可以買一個帶輪子的檔案柜。市面上有很多這種柜子，設(shè)計美觀大方又實用，取用檔案省時方便，桌上既不會亂成一團(tuán)，而且不用時，一腳踢開免煩惱。

利用倒金字塔型的方式管理檔案，將檔案中較重要的資訊標(biāo)示在最前面，依此類推。例如：安德生專案—-合約—-建筑—-1998。你可以借助電腦來幫你的忙，先建立主目錄，再依重要性分建子目錄。目前先進(jìn)的軟件允許使用者以檔案全名儲存，免除了傳統(tǒng)八個字元的文件名限制。如果你依然需要以縮寫文件名存擋，則不論在電腦上或檔案柜里的文件縮寫名稱都要一致且易懂。

避免文件滿天飛和你捉迷藏，將相關(guān)文件打孔，以扣環(huán)扣入，這樣文件就會乖乖待在一起，不再亂七八糟。這種時間管理的方式，尤其適合儲存那些依時間先后存放的檔案年紀(jì)較大的文件往后靠邊站，年紀(jì)輕的排到最前端！

當(dāng)電腦硬盤越來越擠的時候，就將硬盤的一些資料建立備份，儲存到軟盤上，或刻錄到光盤上等等。使用適當(dāng)?shù)膫浞莨ぞ?，你可以保存完整的備份檔。備份檔應(yīng)與儲存在電腦里的資料一致，就像一對雙胞胎。清楚適當(dāng)?shù)貥?biāo)示備份檔之后，將它放到安全的地方。最重要的檔案可建立兩份備份，并存放到不同地方，以求雙重保障。

其實你不必將自己陷在漫天紙張的世界里。將文件掃描，儲存進(jìn)電腦里，建立電子文件檔，你就可以省下很多儲存檔案的空間，不僅比較容易管理，取用上也比較方便。如果沒有掃描儀的話，很多專業(yè)影印公司都有提供掃描服務(wù)，以頁計價，像美國的Kinko’s即是一例。另一個方法是將文件傳真至電腦的數(shù)據(jù)機(jī)，就可以既安全、又方便地儲存到你的電腦硬盤里。好一點的電腦數(shù)據(jù)機(jī)軟件還具有OCR光學(xué)辨識軟件的辨別功能，可將影像電子檔重新格式化變成一般文字檔，以便存取及修改。

啊！春天！風(fēng)和日麗，鳥語花香，正是大掃除的好時光，哎喲喲！你的辦公室也一樣，要有固定的大掃除日。不管是定在春季或其他季節(jié)也好，反正一年至少要有一次，清理一下你的檔案，刪除些陳年舊案，有些丟到垃極桶里，有些儲存到備份區(qū)，只保留目前仍在著手進(jìn)行的專案。如果你每次找個檔案要花上像大半輩子那么久的時間，很可能你有戀舊的怪癖，保留了太多不必要的舊信息。開始動手吧！割愛的時候到了！

金科玉律一條：如果文件的厚度超過2.5厘米，就該去做整理分類的工作。分類的方法有兩種：一是按性質(zhì)分類（例如安德生專案的郵件又可分為“純商務(wù)”及“私人”）；二是按時間分類。整理檔案重新分類要注意新檔命名是否恰當(dāng)，內(nèi)容是否遺漏原始檔重要資料。一疊超過2.5厘米的檔案資料，實在不值得你一頁一頁地花時間去搜尋。

以上是"如何使你的檔案管理更有效率"的內(nèi)容，本文的主題是“檔案資料不但使我們的工作有序，也協(xié)助我們思考。在信息導(dǎo)向的商業(yè)世界里，良好的檔案管理是做好時間管理的利器?！薄r間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓(xùn)課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 將百度打造成全球互聯(lián)網(wǎng)大本營, 什么樣的辦法最好激勵員工, 時間管理給你最好的建議, 感謝您對本站的支持。

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