如何利用簡(jiǎn)單工具建立部門(mén)沈陽(yáng)OA信息化(上)

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    知識(shí)管理是企業(yè)轉(zhuǎn)型知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)的改造工程

   沈陽(yáng)OA系統(tǒng)隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而受到企業(yè)的重視，導(dǎo)入知識(shí)管理系統(tǒng)成為企業(yè)晉升為所謂知識(shí)企業(yè)的重要指針。導(dǎo)入知識(shí)管理(Knolwledge Management,KM)是的一項(xiàng)跨領(lǐng)域整合的知識(shí)改造工程。企業(yè)導(dǎo)入知識(shí)管理的主要挑戰(zhàn)來(lái)自是有關(guān)人員的排斥心態(tài)，有效改變員工對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)知，解除與其它同人分享自己內(nèi)顯知識(shí)所產(chǎn)生擔(dān)心疑慮，員工才會(huì)支持導(dǎo)入過(guò)程整理數(shù)據(jù)的所必須額外的時(shí)間負(fù)擔(dān)。再則，信息科技淘汰速度與及知識(shí)管理系統(tǒng)龐大的預(yù)算，是讓許多企業(yè)望知識(shí)管理項(xiàng)目興嘆遲疑裹足不前的第二個(gè)因素。因此如何以低成本方式，整合現(xiàn)有資源導(dǎo)入企業(yè)知識(shí)管理，便成為企業(yè)推展知識(shí)管理的重要課題。

    知識(shí)管理不只是一套計(jì)算機(jī)系統(tǒng)

    導(dǎo)入之知識(shí)管理不只是評(píng)估購(gòu)買(mǎi)一套功能強(qiáng)大的KMS (Knowledge Management System)知識(shí)管理系統(tǒng)，知識(shí)管理的成敗，不單純?cè)谟谛畔⑾到y(tǒng)的功能強(qiáng)弱多寡。知識(shí)管理的重點(diǎn)是企業(yè)整體應(yīng)用知識(shí)產(chǎn)生功效的能力，計(jì)算機(jī)只是的達(dá)成目標(biāo)重要方法工具，將知識(shí)管理是為單純計(jì)算機(jī)系統(tǒng)項(xiàng)目，將不易有所成效。知識(shí)管理是規(guī)劃建立一套知識(shí)系統(tǒng)系統(tǒng)，包括人員對(duì)知識(shí)的認(rèn)知的態(tài)度、應(yīng)用能力與方法，透過(guò)合理化的數(shù)據(jù)整理分類(lèi)、有系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)化的收集整理、有效儲(chǔ)存應(yīng)用及分享的機(jī)制與方法。所以知識(shí)管理不應(yīng)該是富裕大型企業(yè)的專(zhuān)利，為數(shù)眾多中小企業(yè)或是中型企業(yè)的部門(mén)而言，只要方法正確，不一定花費(fèi)巨額預(yù)算或是購(gòu)買(mǎi)大型知識(shí)管理系統(tǒng)，仍然可以達(dá)成應(yīng)用知識(shí)管理來(lái)提升競(jìng)爭(zhēng)力的目標(biāo)。

    知識(shí)管理導(dǎo)入基本要項(xiàng)：系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化與有效整合

    在推動(dòng)管理項(xiàng)目之前，必須理解有關(guān)推動(dòng)知識(shí)管理下列程序重點(diǎn)：

1. 了解知識(shí)管理的基本內(nèi)涵
2. 制定企業(yè)知識(shí)管理的基本策略
3. 建立推動(dòng)KM項(xiàng)目小組，進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)
4. 加強(qiáng)人員知識(shí)管理的認(rèn)知與了解
5. 檢視企業(yè)現(xiàn)行問(wèn)題，進(jìn)行內(nèi)部知識(shí)盤(pán)點(diǎn)
6. 確認(rèn)企業(yè)知識(shí)管理需求
7. 知識(shí)管理架構(gòu)規(guī)劃
8. 進(jìn)行知識(shí)內(nèi)容收集分類(lèi)標(biāo)示與儲(chǔ)存規(guī)劃
9. 建立知識(shí)流程規(guī)劃
10. 評(píng)估導(dǎo)入知識(shí)平臺(tái)
11. 相關(guān)數(shù)據(jù)匯入KMS系統(tǒng)
12. 輔導(dǎo)建立學(xué)習(xí)社群
13. 進(jìn)行知識(shí)應(yīng)用訓(xùn)練

    使用信息科技進(jìn)行知識(shí)管理，可以大幅的快速效益。因此企業(yè)數(shù)據(jù)整理時(shí)，必須依信息邏輯為基準(zhǔn)原則，將有助于未來(lái)系統(tǒng)的導(dǎo)入，幾個(gè)知識(shí)管理基本原則如下：

1. 80/20循序漸進(jìn)：從龐雜的數(shù)據(jù)堆中，整理出有用的信息，是一個(gè)龐大的工程如果時(shí)間允許，當(dāng)然一次全部做好。否則應(yīng)該就依照80/20原則，將最重要、最常用的資料優(yōu)先整理。
2. 集中單一：知識(shí)管理的一大困難，乃數(shù)據(jù)散在各地，往往為了找一份數(shù)據(jù)翻箱倒柜而不可得，因此將不管是實(shí)體的檔案文件或是電子文件，集中在一個(gè)區(qū)域或是一個(gè)硬盤(pán)或是數(shù)據(jù)夾，將可大幅減少相同數(shù)據(jù)的重復(fù)與更新維護(hù)的困難。
3. 標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化與流程化：知識(shí)管理之所以做不好，最主要的原因是先前缺乏一個(gè)完整的架構(gòu)規(guī)劃與即適當(dāng)?shù)臉?biāo)示與存檔，以致于無(wú)法利用計(jì)算機(jī)快速搜尋，因此建立數(shù)據(jù)架構(gòu)表、數(shù)據(jù)命名規(guī)則與及善用關(guān)鍵詞，使用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)流，是知識(shí)管理的基石。以后的數(shù)據(jù)尋找除了使用龐大系統(tǒng)的人工智能搜尋之外，最常見(jiàn)便是全文檢索，使用一致性的標(biāo)準(zhǔn)格式、分類(lèi)方式或是紀(jì)錄標(biāo)示方式，使用標(biāo)準(zhǔn)關(guān)鍵詞，將數(shù)據(jù)適當(dāng)模塊化便有利于容易重復(fù)使用以及達(dá)到快速檢索的效益。
4. 整合平臺(tái)：知識(shí)管理之所以成為顯學(xué)，與信息科技與網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展有關(guān)，選擇建立一個(gè)可以有豐富搜尋、存盤(pán)、分享功能的系統(tǒng)，在初步規(guī)劃時(shí)，便必須考慮到未來(lái)的整合需求，整合所有的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立中央知識(shí)庫(kù)的概念，規(guī)劃其它知識(shí)庫(kù)的整合架構(gòu)，讓所有的知識(shí)成為一個(gè)實(shí)質(zhì)的系統(tǒng)概念。例如：資源庫(kù)與通訊之間有很深的關(guān)系，聯(lián)絡(luò)數(shù)據(jù)的格式與兩者之間的系統(tǒng)同步整合機(jī)制，如果沒(méi)有考慮使用手機(jī)、語(yǔ)音系統(tǒng)與及簡(jiǎn)訊的需要，往往事后還需要系統(tǒng)整合工程事倍功半。
5. 安全權(quán)限管理：大量將知識(shí)與資源及通訊情報(bào)系統(tǒng)數(shù)字化，面臨開(kāi)放的環(huán)境，有關(guān)駭客以防護(hù)，面臨數(shù)據(jù)異地備份的緊急救援安排以及必要的機(jī)密等級(jí)權(quán)限管理，避免讓部門(mén)寶貴資產(chǎn)曝露于高度的風(fēng)險(xiǎn)之中。

    檢視企業(yè)的知識(shí)工作的困難

    檢視部門(mén)或是部門(mén)工作目前效率的困難，大致如下：花費(fèi)太多時(shí)間搜尋數(shù)據(jù)或是資源 、太多會(huì)議、工作指派與訊息交接成效不彰、部門(mén)溝通效率不彰、重復(fù)作相同的工作與及許多成員出差工作溝通不易。因此位為了解決上述的困難，管理者必須建立一套系統(tǒng)來(lái)提供部門(mén)效率，避免不必要的資源與時(shí)間浪費(fèi)。

    從建立個(gè)人知識(shí)管理架構(gòu)逐步完成企業(yè)知識(shí)管理

    推展企業(yè)知識(shí)管理不妨首先改善有關(guān)人員的數(shù)字工作效能，打破人員對(duì)于知識(shí)管理推動(dòng)時(shí)的事不關(guān)己與及漠然已對(duì)的態(tài)度，從建立每一個(gè)人的個(gè)人知識(shí)管理開(kāi)始，完成每個(gè)人的知識(shí)管理系統(tǒng)的建立之后，只要是在相同的知識(shí)架構(gòu)下，可以循序漸進(jìn)輕易的建立部門(mén)或是部門(mén)甚至全公司的知識(shí)管理架構(gòu)。

    所謂個(gè)人知識(shí)管理呢？簡(jiǎn)單說(shuō)就是規(guī)劃個(gè)人數(shù)字工作，建立個(gè)人e化平臺(tái)。依據(jù)知識(shí)管理的標(biāo)準(zhǔn)化分類(lèi)原則，利用簡(jiǎn)單現(xiàn)有工具，規(guī)劃建立個(gè)人知識(shí)管理系統(tǒng)。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，將專(zhuān)業(yè)人員人如何使用現(xiàn)有簡(jiǎn)易信息工具，建立個(gè)人知識(shí)管理架構(gòu)的一套知識(shí)分類(lèi)法與及導(dǎo)入流程，整理成一套方法與系統(tǒng)，筆者稱(chēng)此方法論為PKM專(zhuān)業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)(Professional Knowledge Management, PKM)。PKM不僅適用于協(xié)助個(gè)人輕易建立專(zhuān)業(yè)人員的數(shù)字工作平臺(tái)，完成個(gè)人知識(shí)管理系統(tǒng)。將此方法應(yīng)用于部門(mén)或是小型部門(mén)適用部門(mén)，可以不花費(fèi)大筆預(yù)算購(gòu)買(mǎi)額外的軟件系統(tǒng)，便可建置專(zhuān)屬你企業(yè)、部門(mén)或是部門(mén)PKM系統(tǒng)，有效的提升自身的知識(shí)管理能力以及部門(mén)的數(shù)字工作績(jī)效。

    建立部門(mén)PKM系統(tǒng)，提升部門(mén)工作效率

    每個(gè)人完成自己知識(shí)管理系統(tǒng)建立之后，部門(mén)主管可以以十分簡(jiǎn)易的方式，完成數(shù)字部門(mén)知識(shí)管理架構(gòu)。所以企業(yè)或是部門(mén)，如何在有限的資源下，有效的鼓勵(lì)員工、與及簡(jiǎn)易快速的看到成效方式，建立企業(yè)或是部門(mén)的知識(shí)管理架構(gòu)呢？思考如何利用簡(jiǎn)易的信息科技，去提升部門(mén)的數(shù)字工作效率，建立部門(mén)的知識(shí)管理系統(tǒng)。整理現(xiàn)有部門(mén)工作項(xiàng)目中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)有許多共同的工作元素，將之整理可以歸成下列幾個(gè)重要的個(gè)人與部門(mén)數(shù)字工作基礎(chǔ)建設(shè)：

PKM專(zhuān)業(yè)人員知識(shí)管理架構(gòu)

PKM部門(mén)知識(shí)管理架構(gòu)

個(gè)人名片資源庫(kù)管理

個(gè)人文件庫(kù)管理

個(gè)人行動(dòng)與通訊管理

個(gè)人數(shù)字時(shí)間管理

個(gè)人數(shù)字情報(bào)管理

部門(mén)資源庫(kù)管理

部門(mén)知識(shí)庫(kù)管理

部門(mén)通訊管理

部門(mén)行動(dòng)管理

部門(mén)情報(bào)管理

部門(mén)工作時(shí)程管理與項(xiàng)目管理

部門(mén)群組協(xié)同工作管理