電子采購全流程管理：從采購計(jì)劃到招標(biāo)授標(biāo)及監(jiān)督的完整指南

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 　　采購管理

　　采購計(jì)劃

　　1 需求申請

　　A、 各部門提報(bào)需求申請，提報(bào)時可以查看庫存和在途信息;

　　B、 經(jīng)過審批后匯總到倉庫，由庫管根據(jù)需求申請匯總采購計(jì)劃。

　　流程：

　　部門提交--主管部門審核(平衡庫存、在途)

　　2 采購計(jì)劃

　　C、 從 Excel 中導(dǎo)入采購計(jì)劃，自動顯示庫存。

　　D、 采購按照不同的采購方式進(jìn)行采購：直接采購、招標(biāo)采購、詢比價(jià)采購、競價(jià)采購。

　　E、 采購按照物料類別由不同采購類別的采購員查閱，分別執(zhí)行采購作業(yè)。

　　F、 在電子采購系統(tǒng)中建立采購申請流程，顯示ERP 系統(tǒng)的庫存和在途信息。

　　流程：

　　保管提報(bào)→主管審核→部長前準(zhǔn)→供應(yīng)副總審批→按類別實(shí)施采購

　　注：

　　A、采購員可以互相協(xié)調(diào)采購項(xiàng)目。采購時必須在采購計(jì)劃中確定，進(jìn)入招標(biāo)后，將不能進(jìn)行變更。

　　B、另外建立單獨(dú)的領(lǐng)料申請流程，審批通過后，形成泛普 ERP 的出庫單。招標(biāo)采購

　　招標(biāo)項(xiàng)目擬定

　　A、 提供三種擬定方式：a.通過采購計(jì)劃提報(bào)，擬定招標(biāo)項(xiàng)目;b.通過 excel 導(dǎo)入到系統(tǒng);c.手工輸入方式。

　　B、 按照貨品資料進(jìn)行招標(biāo)。

　　C、 審批通過后，發(fā)布到供應(yīng)商門戶上，合格供應(yīng)商可以登錄門戶查看，并應(yīng)標(biāo)(公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)兩種方式)。

　　D、 被邀請的供應(yīng)商會以短信和郵件形式通知。收到通知后，供應(yīng)商進(jìn)行網(wǎng)上應(yīng)標(biāo)。

　　E、 如果需要購買標(biāo)書或繳納保證金的，需要在相應(yīng)欄位填寫金額，默認(rèn)為零，不需要繳納。

　　流程：

　　采購負(fù)責(zé)人提報(bào)→經(jīng)理審批→主管審批→部長審批

　　注：

　　A、 實(shí)現(xiàn)短信網(wǎng)關(guān)接口;

　　B、 供應(yīng)商可以使用短信或郵件網(wǎng)上確認(rèn)，確認(rèn)后，后臺可以查詢;

　　C、 內(nèi)部流程審批可以使用郵件或短信審批，并能夠添加意見。

　　3 在線應(yīng)標(biāo)

　　A、 供應(yīng)商收到通知或者登陸門戶看到招標(biāo)信息后，可以進(jìn)行網(wǎng)上應(yīng)標(biāo);

　　B、 網(wǎng)上應(yīng)標(biāo)時要確認(rèn)投標(biāo)授權(quán)人及相關(guān)授權(quán)人信息。

　　C、 供應(yīng)商在線應(yīng)標(biāo)后，由采購和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過的應(yīng)標(biāo)供應(yīng)商方可進(jìn)行投標(biāo)。

　　D、 如果需要購買標(biāo)書或繳納保證金的，需要與需方聯(lián)系辦理相關(guān)手續(xù)。

　　流程：

　　供應(yīng)商網(wǎng)上應(yīng)標(biāo)→招標(biāo)負(fù)責(zé)人審批

　　4 在線投標(biāo)

　　A、 應(yīng)標(biāo)成功的供應(yīng)商可以在線投標(biāo)，投標(biāo)的供應(yīng)商以附件的形式上傳標(biāo)書。

　　B、 在線投標(biāo)除標(biāo)書外還需要填寫價(jià)格、關(guān)鍵信息等內(nèi)容。

　　在線投標(biāo)不需要審批流程。

　　沒有開標(biāo)的投標(biāo)，用戶無法查看報(bào)價(jià)和標(biāo)書內(nèi)容。

　　5 在線開標(biāo)

　　采購方只能時間到時方可進(jìn)行開標(biāo)，開標(biāo)后將不能再投標(biāo)和關(guān)閉標(biāo)書。分為技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)兩大部分。

　　開標(biāo)不需要流程審批。

　　6 在線澄清

　　A、 標(biāo)前澄清。需方可在線提問，提問后，供方在線回復(fù)，記錄會與投標(biāo)文件保留系統(tǒng)內(nèi)。

　　B、 標(biāo)后澄清。包括商務(wù)內(nèi)容、技術(shù)內(nèi)容澄清和二次或多次報(bào)價(jià)，只有所有供應(yīng)商報(bào)價(jià)后才能開啟報(bào)價(jià)。

　　在線澄清不需要流程審批。供應(yīng)商自備電腦，另外泉林準(zhǔn)備備用電腦一臺。

　　7 在線評標(biāo)

　　招標(biāo)負(fù)責(zé)人將大家評標(biāo)結(jié)果進(jìn)行匯總，錄入后提交(分為商務(wù)標(biāo)和技術(shù)表兩個部分)，短信和郵件形式通知評委，評委回復(fù)后會簽。

　　流程：

　　招標(biāo)負(fù)責(zé)人→評委會簽→部長

　　注：如果部長在評標(biāo)委員中，部長自動跳過。

　　8 在線授標(biāo)

　　A、 評標(biāo)審批通過后，可以在線授標(biāo);

　　B、 評標(biāo)結(jié)束后，招標(biāo)負(fù)責(zé)人按照評標(biāo)結(jié)果錄入評標(biāo)數(shù)據(jù)，確定供應(yīng)商、標(biāo)的、數(shù)量等信息，審批通過后，自動形成中標(biāo)公告，在供應(yīng)商門戶上發(fā)布，供應(yīng)商可以登錄查看自己的中標(biāo)信息。審批不通過的由授標(biāo)人重新授標(biāo)后報(bào)批。公告內(nèi)容可以在公告管理模塊進(jìn)行編輯。

　　C、 授標(biāo)后自動產(chǎn)生采購訂單，在采購訂單管理模塊中可以查看。

　　流程：

　　招標(biāo)負(fù)責(zé)人→經(jīng)理→主管→供應(yīng)副總審批

　　9 流標(biāo)處理

　　由于各方面原因，本次招標(biāo)可能未能達(dá)到需方要求，需方可以發(fā)起流標(biāo)申請，經(jīng)過審批后，此次招標(biāo)按流標(biāo)處理。

　　流程：

　　招標(biāo)負(fù)責(zé)人→經(jīng)理→主管→供應(yīng)副總審批

　　10 悔標(biāo)處理

　　供應(yīng)商悔標(biāo)后，由供應(yīng)商提供書面的悔標(biāo)記錄，采購招標(biāo)負(fù)責(zé)人接收后，錄入到系統(tǒng)，經(jīng)過審批后，對本次招標(biāo)記錄悔標(biāo)。

　　流程：

　　招標(biāo)負(fù)責(zé)人→經(jīng)理→主管→供應(yīng)副總審批

　　11招標(biāo)過程監(jiān)督

　　領(lǐng)導(dǎo)可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行招標(biāo)過程監(jiān)督，可以查看招標(biāo)的實(shí)際進(jìn)度，參標(biāo)方的業(yè)務(wù)記錄。

　　注：如果是招標(biāo)現(xiàn)場，相當(dāng)于評委的權(quán)限。

　　12 保證金管理

　　招標(biāo)結(jié)束后，未中標(biāo)的供應(yīng)商可以當(dāng)場領(lǐng)取，中標(biāo)單位保證金交由財(cái)務(wù)，合同履行結(jié)束后，財(cái)務(wù)會將保證金匯入供應(yīng)商指定帳戶。

　　保證金管理不需要流程審批，采購招標(biāo)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)錄入即可。