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首先，應當說知識管理的實施不一定咬必須要使用軟件予以支撐，但是軟件的良好應用則可以促進知識管理的有效開展，能夠強制性地將很多東西具體落實、積累和分享到位。軟件的應用可以有強制性的層面，從中可以產生一種制度，僅僅依靠員工自覺去履行是很難堅持下去的。比如，企業(yè)項目結束后，根據制度規(guī)定必須要有人將所有資料進行上傳，而且要形成知識地圖，這樣就使得其他人能夠及時看到相關資料，這其中就有強制性的成分。知識管理需要建立在軟件系統上的強制性作為底色，這樣在這個底色上才能夠涂抹出其他精彩的顏色。
其次，信息系統可以幫助企業(yè)有效節(jié)省成本，這是相對于將信息資料紙質化表現來講的，如果一個好的經驗要通過打印發(fā)放給員工，不同地域的員工接收還需要郵寄費用，這些都是需要一定額度的成本的，但是信息系統就可以擺脫這種限制，有權限的人都可以瀏覽，新的版本也可以及時看到。
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